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Episode 3 – Saisie, intégration et contrôle qualité chez Wine Services 

Par Louis de Wine Services 

Dans le secteur du vin, la collecte de données est un processus complexe, nécessitant des méthodes précises et rigoureuses pour garantir des résultats fiables. Chez Wine Services, l’importance de la saisie des données, leur intégration et le contrôle qualité sont au cœur de nos services, offrant à nos clients un suivi détaillé et pertinent de leur distribution sur le marché. Cet article vous dévoile comment nous assurons une collecte exhaustive et un contrôle qualité performant. 

La saisie des données : combinaison de méthodes automatisées et manuelles 

Pour garantir l’exactitude des informations collectées, Wine Services utilise deux méthodes complémentaires : l’automatisation via l’OCR et la saisie manuelle. La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de capturer automatiquement les informations clés présentes sur les cartes des vins en PDF, telles que le vin, le millésime et le prix. Ce processus automatisé, via un logiciel appelé ECR, est rapide et efficace pour traiter de gros volumes de données. L’automatisation est idéale pour les documents standards et compatibles avec l’OCR, comme les cartes de vins en format PDF. 

Cependant, certaines données nécessitent encore une saisie manuelle. Pour cela, nous assurons également une saisie manuelle pour les restaurants et cavistes dont les formats ne sont pas pris en charge par l’OCR. Grâce à cette combinaison des deux méthodes, nous pouvons couvrir un vaste éventail de points de vente, garantissant l’exhaustivité et la précision des informations collectées. 

La collecte des données inclut de nombreux éléments quantitatifs (prix, formats, DN, AOC, millésime…), assurant ainsi une couverture complète des besoins de nos clients. 

Intégration des données et contrôle qualité rigoureux 

Une fois les données collectées, elles sont intégrées dans notre système via une plateforme technologique, un outil puissant qui centralise toutes les informations relatives aux vins, restaurants et cavistes. Cette plateforme permet d’organiser les données et de vérifier automatiquement que les KPI (indicateurs de performance) sont respectés avant la libération des informations pour nos clients. L’intégration des données se fait par importation de fichiers, où les données sont structurées pour une gestion fluide et efficace. 

Le contrôle qualité des données est une étape cruciale pour garantir la fiabilité des informations transmises à nos clients. Wine Services a développé un système de warning qui détecte automatiquement les anomalies dans les données, telles que des prix trop élevés ou des millésimes incohérents

Par exemple, pour les vins bordelais, un millésime jeune ou trop ancien peut déclencher une alerte. 

Une équipe dédiée effectue ensuite une vérification manuelle des données signalées pour s’assurer de leur exactitude. Quatre personnes font partie de l’équipe qualité qui vérifie les données lors des différentes étapes du process. 

Ce système est particulièrement précieux pour les produits sensibles comme les champagnes millésimés, où une erreur sur le millésime peut entraîner une mauvaise perception du produit par les clients. 

Défis et solutions du contrôle qualité chez Wine Services 

Le contrôle qualité des données dans le secteur du vin n’est pas sans défis. Certains marchés, comme Dubaï, sont particulièrement complexes en raison des différences de prix significatives par rapport aux standards européens. Ces écarts entraînent un taux élevé de warnings, nécessitant un suivi renforcé. De même, les marchés asiatiques posent des difficultés linguistiques et des obstacles à l’accès aux cartes de vins en ligne, rendant la vérification des données plus laborieuse. 

Pour surmonter ces obstacles, Wine Services a mis en place des procédures correctives rigoureuses. Dès qu’une erreur est détectée, qu’elle soit signalée par un client ou par notre système, nous vérifions immédiatement l’information et apportons les corrections nécessaires. Parfois, ces corrections peuvent impacter plusieurs aspects de la base de données, ce qui requiert une coordination avec nos équipes techniques pour éviter les incohérences. 

Fréquence de mise à jour des données 

La fréquence de mise à jour des données varie en fonction des marchés. Sur certains marchés comme les États-Unis ou l’Asie, nous disposons d’un système de relevé continu, qui permet de détecter les changements dans les cartes des vins en ligne en temps réel, avec un délai de traitement et de mise à jour d’environ deux semaines. Ce système est particulièrement utile dans des marchés où la digitalisation est avancée et où les cartes de vins sont fréquemment mises à jour. Pour d’autres marchés plus stables, un relevé annuel est effectué, garantissant une mise à jour régulière des données. 

Conclusion

Le processus de saisie, intégration et contrôle qualité chez Wine Services est un élément clé de notre engagement à fournir des données fiables et actualisées à nos clients. Grâce à notre combinaison de méthodes automatisées et manuelles, à notre système de warning performant et nos nombreux contrôles qualité et procédures correctives, nous garantissons la qualité des informations sur lesquelles nos clients s’appuient pour optimiser leur stratégie de distribution

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services de collecte de données et sur la manière dont nous pouvons vous aider à améliorer votre positionnement sur le marché,contactez-nous dès maintenant